Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, развитие технологий позволило заменить бумажный документооборот на электронный. Данный стандарт включает состав реквизитов, требования к оформлению документов и бланков [2].  Если документ – «это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать», то электронный документ – это «документ, информация которого представлена в электронной форме», а электронный документооборот (ЭДО) – это «документооборот с использованием автоматизированной информационной системы» [1]. Электронным документом является информация, которая представляется в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, а также для передачи по сетям и обработки в информационных системах [4].

Документооборот современной организации, предприятия, учреждения формируется на основе синтеза как традиционных бумажных, так и компьютерных технологий. Подготовка и набор текста, редактирование, форматирование, сохранение на носитель, обработка и пересылка осуществляются в бумажном и в электронном виде с преобладанием второго. Отметим, что подготовка, форматирование, передача по сети и хранение в памяти компьютера электронных документов не возможны без владения навыками работы со сложными современными техническими средствами. Уникальность ЭДО проявляется в приравнивании документа, подписанного электронной цифровой подписью документу, зафиксированному на бумажном носителе, то есть является ему равнозначным [5].

Быстрое развитие информационно-компьютерных технологий отразилось и на работе судов, на основе их регулирования нормами гражданского и административного судопроизводства. По мнению многих ученых и практиков, постепенное внедрение и развитие электронного документооборота и электронного правосудия ставит задачу перед судами повысить эффективность отправления правосудия, прежде всего в судах общей юрисдикции.

Технологическая цепочка движения и обработки электронных документов в судах в общем виде включает несколько этапов. Прежде всего, это прием поступающих в суд документов, который осуществляется централизованно сотрудниками канцелярии. Что касается факсимильных сообщений или электронных писем, то их прием может быть организован децентрализовано. Автоматизированная форма регистрации документов осуществляется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается, как правило, на сервер локальной сети. Поступающие в суд документы подлежат обязательной регистрации и вносятся в регистрационно-учетную карточку подсистемы «Судебное делопроизводство и статистика» ГАС «Правосудие» и сохраняются в базе данных.

Обращения в суд на бумажных носителях в данное время утрачивают своё актуальное значение. Такого рода документы могут быть поданы посредством специальной формы на сайте суда (ч. 1 ст. 144 ГПК РФ). Так Кодексом предусмотрена подача следующих документов: заявления об обеспечении иска; об обеспечении имущественных интересов; искового заявления, документов, прилагаемых к нему, ходатайств, встречного иска (ст. 92, 99, 125, 126, 131, 159, 132);  иных видов заявлений (ст. 51, 52, 53, 193, 199, 204, 209, 214, 220, 224, 225, 229, 231, 237, 242); жалоб (ст. 260, 262, 277, 308).

Но всё же есть проблемы, которые препятствуют осуществлению ускоренной подачи таких документов в суды. Особенно это связывают, прежде всего, с наличием электронной подписи. Под электронной подписью следует понимать задокументированную информацию, присоединённую к подписываемому субъектом электронному документу, или каким-либо образом связанную с ним, позволяющую распознать лицо, которое подписало его [5]. Такая подпись создается сложным алгоритмом в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа. 

Для подачи в суд электронного документа может использоваться не только простая электронная подпись, с применяющейся в ней учетной записью физического лица, но также усиленная квалифицированная электронная подпись [3]. КАС РФ устанавливает требования к виду электронной подписи, однако не уточняет конкретный вид такой подписи.  Тем не менее, Закон № 149-ФЗ закрепляет возможность использования электронного документа и цифровой подписи в жизнедеятельности суда [4]. Эти два атрибута составляют основу для формирования электронного документооборота. Трудность доступа к электронному правосудию содержится в неявственном характере норм, определяющих возможности использования документов в безбумажном виде в гражданском процессе. Осуществление права на обращение в суд с документами в электронном виде зависит от оснащённостей техники суда.

Раздел «Подача процессуальных документов в электронном виде» присутствует на многих сайтах судов. Но, несмотря на это, суды с технической стороны пока не способны пользоваться электронными документами, так как их материально-техническое оснащение занимает такое положение, что возможность предоставления в суд электронного документа, его прочтения и установления достоверности в настоящий момент времени затруднена. Следует заметить, что данный раздел отсутствует на официальных сайтах судов в различных регионах страны, что предполагает невозможность исполнения права на обращение в мировой суд с документами в электронном виде.

Лица, участвующие в деле по их ходатайству, вправе получать копии судебных актов, извещения и другие материалы в виде электронных документов (за исключением документов, содержащих информацию с ограниченным доступом). Это предусмотрено ст. 45 КАС РФ.  Однако на практике многое зависит от наличия и возможностей техники: размещение информации на официальном сайте суда в сети Интернет; использование систем видеоконференцсвязи для участия в судебном заседании лиц, задействованных в судебном процессе; высылка копии судебного постановления через сеть Интернет и др.

В гражданском процессе допущено извещение лиц, участвующих в деле, с помощью смс-сообщений. Статьей 113 ГПК РФ закреплено, что лица участвующие в деле, извещаются или вызываются в суд не только заказным письмом, судебной повесткой, телеграммой или телефонограммой, но и другими способами с использованием средств связи, обеспечивающих извещение и вручение адресату. В связи с тем, что часто суды не признавали смс-извещения надлежащими, Постановлением Пленума ВС РФ от 09.02.2012 № 3 судам разъяснено, что такой вид извещения допускается, но только в случае согласия на уведомление посредством смс, подтвержденного распиской. В результате суды получили четкие инструкции, как оповещать участников процесса о времени, дате и месте заседания.

 В дальнейшем участники процесса должны самостоятельно принимать меры по получению информации о движении дела с использованием других средств связи. Со своей стороны суды выполняют обязанности по размещению информации на своих официальных сайтах.

На современном этапе не все суды могут себе позволить работать с электронными документами, в частности, из-за недостаточного уровня информатизации, а также неполного снабжения современными техническими средствами. В результате, деятельность этих судов затруднена.

Все вышеизложенное  подчеркивает важность направления развития законодательства России и правоприменительной практики в вопросах правового регулирования отношений в области движения электронных документов и придания им юридической силы. Порядок организации электронного документооборота устанавливается судебным департаментом. 

Бесспорно, развитие информационно-компьютерных технологий становится  важнейшим направлением реформирования деятельности судов, так как ориентированы на повышение доступности судопроизводства, его оперативности, эффективности и открытости. Для аппарата судов внедрение электронного документооборота постепенно упростит и ускорит работу с документами. Использование средств связи сократит временные затраты на прием и регистрацию входящей документации, подготовку судебных актов, на оповещение лиц, участвующих в деле, и как следствие, способствует сокращению сроков рассмотрения дел.  Но для преодоления трудностей на пути внедрения электронного документооборота в судебный процесс и другие сферы деятельности судов требуется некоторое время и усовершенствование материально-технической базы.