Современный этап общественного развития обусловлен тем, что во всех развитых странах мира под влиянием процессов научно-технического прогресса значительно изменяются и совершенствуются процессы взаимодействия с информацией, поскольку именно информация несет в себе особую ценность.

Процесс распространения информации охарактеризован развитием систем документооборота, в том числе и электронного. Поскольку в современном мире, значительное количество процессов переходят в онлайн-режим, электронный документооборот приобретает особую важность и становится инструментом, обеспечивающим повышение эффективности деятельности.

О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, подчеркивая его основные преимущества, в частности такие как: мгновенный доступ к информации, повышение производительности организации, уменьшение издержек, минимизация влияния «человеческого фактора» и т.д.

СЭД выступает одним из фундаментальных элементов взаимодействия в процессе реализации задач между отделами, подразделениями, органами управления, контрагентами и т.д. Многие российские и зарубежные компании в своей деятельности подчеркивают, что внедрение систем электронного документооборота позволяет усовершенствовать процессы обмена информации, облегчить коммуникацию и ускорить взаимодействие. Так, на сегодняшний день, более 90% отечественных компаний осуществляют свою деятельность с использованием современных системы электронного документооборота. Динамика роста в долевом выражении компании, использующих системы электронного документооборота в России, представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Динамика компаний в РФ, использующих электронный документооборот в %[1]

Но, хотелось бы отметить, что несмотря на всю совокупность преимуществ от внедрения СЭД, данный процесс обусловлен появлением новых рисков и угроз объектам информационной безопасности. Так, в прошлом году ведущей компанией в области информационной безопасности – InfoWatch было проведено исследование, в котором выявлено, что на территории Российской Федерации произошел резкий скачок количества утечки данных. Так, количество утечки информации увеличилось почти втрое в сравнении с 2017 годом и составило 710[2].

Рисунок 2. Количество утечек данный в России в период 2017-2022 гг. [2]

Полный переход на электронный документооборот неизбежен с позиции эволюции экономических систем инаучно– технического прогресса, но следует учитывать все возникающие риски, формируя стратегии и программы развития цифровой среды нанаучной основе.

Вследствие этого, компании, использующие системы электронного документооборота, должны не только опираться на преимущества СЭД, но и обеспечить комплекс мероприятий, которые направлены на предупреждение и минимизацию последствий атак.

Комплекс мероприятий по обеспечению информационной безопасности СЭД должен опираться на нормы законодательства РФ. Так, положения Федерального закона№ 152-ФЗ «О персональных данных» [3] позволяет определить способы обработки, хранения и доступа к информации, совокупность прав субъекта персональных данных, обязанности операторов и меры ответственности. Согласно Федеральному закону № 187-ФЗ «О безопасности критической информационной инфраструктуры Российской Федерации» (КИИ)[4], под его действие попадают не только государственные органы и учреждения, крупный бизнес, но и средние и небольшие компании, представленные как через юридические лица, так и индивидуальных предпринимателей.

Необходимость формирования комплексной нормативно-правовой базы по обеспечению информационной безопасности обусловлена тем фактом, что на сегодняшний день усложнились угрозы СЭД. В частности, в зависимости от классификационных характеристик угрозы могут быть естественными и искусственными, антропогенными и техногенными, стихийными и т.д.

Наиболее часто повреждение информации, а именно в 45% случаев, происходит в связи с физическими причинами, таким как стихийные бедствия, поломка аппаратуры и т.п. В 35% случаев угрозами для информационных данных выступают ошибки пользователя, а около 20% - обусловлено вредоносными программами и хакерскими атаками.

В качестве основных направлений повышения безопасности электронного документооборота следует выделить:

- преобразование файлов в специальный формат, что позволит обеспечить защиту от перехвата информации;

- привязка к устройству получателя, что позволит получать доступ к информации лишь на легитимном компьютере;

- контроль распространения и использования, который позволяет отслеживать открытие документов в режиме реального времени с учетом географических и временных характеристик.

Таким образом, можно сделать вывод, что для эффективного использования системы электронного документооборота следует обращать внимание не только на несомненные плюсы, но и на угрозы, которые обусловлены необходимостью обеспечения информационной безопасности. В деятельности организаций, которые применяют системы электронного документооборота должен применяться комплексный подход которые будет обеспечивать защиту информации на всех уровнях: от физической защиты до использования инновационных технологий и искусственного интеллекта.