Введение

Федеральная налоговая служба России (далее «ФНС России») осуществляет налоговый контроль с целью проверки своевременности уплаты налоговых сборов, предотвращения уклонения от налогообложений, а также с целью соблюдения налогового законодательства организациями. В период проведения налогового мониторинга предприятие обязано предоставлять в налоговый орган информацию о системе внутреннего контроля за совершаемыми фактами хозяйственной жизни и правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты налогов, сборов и страховых взносов. Современные предприятия сталкиваются с возрастающими требованиями к точности и прозрачности налоговой отчётности. При этом традиционные методы контроля становятся неэффективными из-за высокого объема информации, обрабатываемой вручную и рисков, связанных с человеческим фактором. В связи с этим применяются меры осуществления налогового контроля с использованием систем электронного документооборота (СЭД), позволяющих автоматизировать процессы подготовки и отправки налоговых документов, а также выстраивать эффективное взаимодействие с налоговыми органами.

Цель исследования ― осуществить обзор функциональных возможностей современных СЭД, а также рассмотреть применение СЭД для организации налогового мониторинга на производственном предприятии.

Результаты исследования

ООО «Газпром трансгаз Уфа» — стопроцентное дочернее общество ПАО «Газпром», одно из ведущих предприятий топливно-энергетического комплекса Башкортостана.

Миссия ООО «Газпром трансгаз Уфа» — надежная и бесперебойная транспортировка природного газа потребителям Республики Башкортостан и обеспечение транзитных потоков голубого топлива по территории региона в составе Единой системы газоснабжения России. Ежегодный объем транспорта газа составляет порядка 100 миллиардов кубометров [1]. В его структуру входит 9 подразделений и 9 линейных производственных управлений.

Предприятие должно осуществлять своевременную ежеквартальную отчетность по результатам выполнения контрольных процедур перед ФНС России. Контрольные процедуры устанавливаются налоговыми органами и формируются на один календарный год, они направлены на снижение рисков, связанных с ошибками в налоговом и финансовом учете, а также с несвоевременной или неполной уплатой налогов и страховых взносов. Однако, на практике реализация этих процедур на крупных производственных предприятиях может сталкиваться с трудностями.

Так, ранее на предприятии обработка значительного объема информации по налоговому контролю осуществлялась вручную. Сотрудниками заполнялись документы, созданные в MS Excel и содержащие в себе данные по выполненным контрольным процедурам. Данные документы передавались одному ответственному лицу, которое собирало информацию со всех документов в единый отчет, что повышало вероятность ошибок. Из-за территориальной распределённости структурных подразделений возникали затруднения с оперативной передачей документации, что нередко приводило к задержкам в формировании сводной отчётности и её несвоевременной подаче в налоговые органы.

В связи с этим было принято решение о цифровизации данного процесса и организации налогового мониторинга с применением системы электронного документооборота, способного автоматизировать ключевые этапы налогового мониторинга и обеспечить повышение прозрачности и надежности отчетности.

СЭД представляют собой программно-аппаратные комплексы, предназначенные для управления документооборотом в электронном виде, рассмотрим современные системы: ТЕЗИС, 1F СЭД, ELMA365 CSP, TESSA.

ТЕЗИС ― СЭД, разработанная компанией Haulmont. Среди основных ее плюсов выделяют:

- широкий функционал;

- возможность интеграции с внешними информационными системами;

- централизованное хранение и защита информации от потерь и несанкционного доступа;

Также система имеет ряд недостатков:

- высокая стоимость первоначального внедрения;

- сложность при переносе данных со старых систем и бумажных архивов;

1F СЭД ― входит в экосистему продуктов компании “Первая Форма” наряду с BPM, CRM, HRM-системами, решениями для управления проектами, ресурсами, задачами и другими видами ПО. Выделяются сильные стороны СЭД 1F: функциональные возможности и гибкость решения. При этом у данной СЭД одни из самых высоких цен на рынке [2].

ELMA365 ECM — система электронного документооборота, входящая в состав платформы ELMA365, разработанной российской компанией ELMA. Система предназначена для автоматизации документооборота, управления бизнес-процессами, а также цифровой трансформации предприятий различного масштаба. Система имеет ряд преимуществ:

- разработана в соответствии с требованиями российского законодательства;

- централизованное хранение документов;

- возможность интеграции с другими модулями ELMA365 и сторонними системами.

Недостатки ELMA365 ECM:

- значительные временные затраты при обучении сотрудников для работы с гибкими процессами и интерфейсами;

- возможные сложности при интеграции с устаревшими ИС.

СЭД TESSA ― система электронного документооборота, разработанная российской компанией «Синтелект».

Среди сильных сторон данной СЭД стоит отметить широкую функциональность и совместимость веб-клиент платформами, интеграцию с другими информационными системами, достаточно низкие цены, длинный тестовый период и высокую скорость работы. Однако, для максимального использования сервиса может потребоваться базовое понимание технических аспектов, поскольку для создания сложных процессов необходима дополнительная настройка и конфигурация [3].

Проведен сравнительный анализ рассматриваемых СЭД.

Таблица 1 ― Сравнительный анализ СЭД

В результате сравнительного анализа видно, что все рассматриваемые СЭД обладают высокой гибкостью, интеграцией с другими системами и входят в реестр отечественного ПО, однако различаются по степени доступности и аналитических возможностей. Наиболее универсальным решением с широкой пользовательской базой выступает СЭД TESSA.

Процесс налогового контроля с применением систем электронного документооборота представлен на мнемосхеме (Рисунок 1).

Рисунок 1 ― Мнемосхема процесса налогового контроля с применением СЭД

На мнемосхеме отображено формирование чек-листов в системе электронного документооборота, в которых на платформе будет храниться информация по всем выполненным контрольным процедурам. По данным чек-листам автоматически собирается сводный отчет результатов выполнения контрольных процедур. Это способствует сокращению времени на обработку данных и генерацию сводного отчета, автоматизации всех этапов процесса, включая выгрузку данных, минимизации ошибок при выполнении отчетности. Разработка модуля, улучшающего налоговый контроль, сокращает ручной труд [4, 5].

Интерфейс, разработанный в системе электронного документа, включает в себя информацию об инициаторе, адресате, подписанте, а также о состоянии чек-листа с момента проекта до подписания (Рисунок 2). Чек-листы создаются сотрудниками подразделений, которые должны выполнить контрольные процедуры [6].

Рисунок 2 ― Интерфейс документа чек-лист

Перечень контрольных процедур формируется автоматически при заполнении данных в полях год, квартал и при указании наименования подразделения в поле Подразделение. Далее сотрудниками заполняется информация по каждой отображенной контрольной процедуре (Рисунок 3).

Рисунок 3 ― Раздел контрольных процедур чек-листа

Следует отметить, что созданные чек-листы проходят проверку на корректность заполнения данных и в случае найденных ошибок отправляются на доработку, после исправления всех ошибок, чек-листы подписываются руководством подразделений, со всех подразделений за квартал автоматически агрегируется сводный отчет, который впоследствии отправляется в ФНС России.

Заключение

В рамках проведённого исследования был выполнен обзор современных систем электронного документооборота, используемых на предприятиях, рассмотрены их функциональные возможности, преимущества и недостатки. Сравнительный анализ показал, что такие системы обладают высоким уровнем гибкости, интеграции и входят в реестр отечественного ПО. Внедрение СЭД на предприятиях позволяет автоматизировать процессы сбора и обработки данных, минимизировать ошибки, ускорить формирование отчетности и обеспечить её корректность и своевременность предоставления в контролирующие налоговые органы.